VOIP - Servizio telefonico integrato d'Ateneo

L'utente può disattivare/riattivare autonomamente le abilitazioni di cui dispone utilizzando il tasto "Gestione abilitazioni attuali".

Per richiedere la modifica delle abilitazioni assegnate alla propria linea è necessario compilare richiesta via WEB dal sito myVoip utilizzando il tasto "Richiesta nuove abilitazioni".

Da ogni telefono appartenente ad un gruppo di risposta è possibile rispondere alle chiamate destinate agli altri interni dello stesso gruppo:

quando si sente squillare il telefono del collega (il cui l'interno è nello stesso gruppo di risposta) selezionare il tasto Gruppo dal proprio telefono per intercettare la chiamata.

La richiesta di un nuovo gruppo di risposta (oppure della modifica dei membri di un gruppo esistente) va fatta dal responsabile dell'ufficio alla segreteria della struttura di riferimento.

Funzionalità che permette di visualizzare sul proprio telefono fisso lo stato della linea di un'altra utenza (per esempio: dal proprio telefono si può vedere se la linea del responsabile è occupata oppure se ci sono chiamate in ingresso a cui, eventualmente è possibile rispondere). L'attivazione del monitoraggio di linea va richiesta alla segreteria della struttura di riferimento, specificando quale telefono deve monitorare quale utenza.

I telefoni voip in dotazione permettono la creazione di chiamate in  audio conferenza con un massimo di 4 partecipanti.

 Durante una chiamata:

1.  selezionare il tasto Conf.za (la chiamata viene messa in attesa);
2.  chiamare il secondo partecipante (Aggiungi partecipante, la comunicazione è solo con il secondo partecipante)
3.  premere nuovamente il tasto  Conf.za  (tutti i partecipanti sono ora in conversazione simultanea; compare il messaggio Attivo:Conferenza ed un'icona a fianco del tasto linea)

è possibile, ripetendo la procedura, invitare anche un quarto partecipante

Per effettuare conferenze telefoniche con un maggior numero di partecipanti è disponibile il servizio "meetme" (vedi sul Catalogo dei Servizi), che permette la connessione simultanea in un unica conversazione (stanza virtuale) di un massimo di 30 chiamate.

La propria linea può essere deviata verso un altro numero telefonico in tre distinte modalità:

1. deviazione incondizionata: attivabile direttamente dal telefono (vedi il manuale utente del telefono nella sezione DOCUMENTI) oppure via web dal sito myVoip (TAB "Deviazioni")
2. deviazione su occupato: attivabile via web dal sito myVoip (TAB "Deviazioni")
3. deviazione su non risposta (dopo un numero di secondi configurabile dall'utente): attivabile via web dal sito myVoip (TAB "Deviazioni")

Il servizio permette di effettuare la prenotazione della chiamata verso un numero dell’ateneo occupato: un messaggio vocale propone di prenotare la richiamata: basta digitare il tasto "5" per confermare.

Quando il numero prenotato si libera, il chiamante sarà avvisato con una serie di squilli speciali sul suo telefono e sul display verrà visualizzato il seguente messaggio:

“LIBERO lineachiamata@unitn.it click2dial”

alzando il ricevitore la chiamata partirà automaticamente. 

Caratteristiche e limitazioni

• il servizio funziona solo con i telefoni dell’ateneo (non è disponibile per le chiamate esterne)
• puoi disattivare il servizio di richiamata per la tua linea (ovvero puoi decidere se la tua linea è prenotabile) dal portale per la telefonia nella sezione dedicata alle abilitazioni
• il servizio non funziona verso apparecchi che hanno attivata la funzione DND (Do Not Disturb) o verso le linee con il servizio disattivato
• ogni prenotazione avrà una durata massima di 20 minuti

In aggiunta o in alternativa al telefono fisso, è possibile utilizzare telefoni software (soft-phone) SIP a cui è possibile associare la propria utenza telefonica.

Se un utente con telefono fisso utilizza anche un soft-phone, le chiamate entranti saranno direzionate su entrambi, la comunicazione sarà instaurata sul dispositivo dal quale si risponde.

Per la configurazione del soft-phone è necessario innanzitutto modificare il codice di registrazione predefinito dal sito myVoip. Se l’utente ha anche un telefono fisso, quando viene cambiato il codice di registrazione, il telefono fisso viene riavviato automaticamente per consentire la registrazione con il nuovo codice.Nella sezione DOCUMENTI (in calce) sono disponibili i parametri di configurazione necessari per configurare un soft-phone. Per motivi legati alla localizzazione del numero, non sono consentite chiamate di emergenza da telefoni software.

Modificare il codice di registrazione

1. collegati al portale MyVoIP (da MyUnitn cercare il widget Le mie linee e cliccare sul link MyVoIP)
2. seleziona il pulsante Cambio codice di registrazione   a destra della tua utenza telefonica; 
3. Inserisci il nuovo codice (due volte)  e premi il pulsante Nuovo codice        

Riceverai una mail che richiede la conferma dell'attivazione del nuovo codice: apri il messaggio e clicca sul link indicato. Una volta completata la procedura riceverai un messaggio finale di conferma.

Attenzione: se l'utenza telefonica è già utilizzata in telefoni software o altri client VoIP è necessario reimpostare il codice di registrazione all'interno della loro configurazione. Il telefono fisso verrà riavviato automaticamente entro un minuto dalla conferma.

Telefono software MICROSIP

L'ateneo ha individuato come client softphone ottimale il prodotto opensource MICROSIP, che si può scaricare e installare sul PC preconfigurato per la propria utenza telefonica, disponibile anche per gli utenti che utilizzano il servizio VDI

La richiesta va fatta alla segreteria della struttura di riferimento (per ora di persona o via mail), che la inoltra a Phone dopo l'approvazione del responsabile del Centro Gestionale. Nella richiesta devono essere indicate la sede e la stanza dove il telefono dovrà essere consegnato.

È possibile richiedere numeri telefonici aggiuntivi. La richiesta va fatta alla segreteria della struttura di riferimento (per ora di persona o via mail), che la inoltra al servizio phone dopo l'approvazione del responsabile del Centro Gestionale. Phone provvede ad assegnare il nuovo numero e lo comunica alla segreteria che a sua volta informerà l'utente.

La richiesta di trasloco del telefono va fatta alla segreteria della struttura di riferimento.

I messaggi di segreteria telefonica possono essere ascoltati dal proprio telefono (nel qual caso verrà richiesto di inserire il PIN personale) oppure possono essere consegnati, come allegato, via posta elettronica.

Per attivare la segreteria telefonica è necessario prima impostare il PIN:

accedere al sito myVoip e nella sezione "Servizi" utilizzare il pulsante  "Cambia PIN"

Per abilitare e modificare le impostazioni della segreteria telefonica:

accedere al sito myVoip e nella sezione "Servizi" utilizzare il pulsante 

Per accedere alla segreteria dal proprio telefono fisso (modelli IP 450, IP 550, IP 650) premere il tasto ; dal telefono software (o dai telefoni che non hanno il tasto messages) comporre il '10' ed inserire il PIN.

NB: se sono state selezionate le opzioni Invia il messaggio di segreteria come allegato di posta e Cancella messaggio dalla segreteria, i messaggi saranno consultabili solo nella propria casella di posta in forma di allegato

Il servizio di FAX virtuale potrà essere richiesto dalle strutture e dagli uffici (NON è previsto per utilizzo personale)

Il servizio prevede la possibilità di inviare FAX via web (dalle pagine MyVoIP) e di ricevere i FAX direttamente nella casella di posta elettronica associata alla struttura/ufficio. E’ possibile inviare qualsiasi documento PDF in formato A4.

Per richiedere il servizio il responsabile della struttura dovrà compilare il modulo relativo (disponibile anche nella sezione DOCUMENTI) ed inviarlo per l'approvazione alla struttura di primo livello.

Compilazione del modulo di richiesta del FAX virtuale

 I dati richiesti sono:

• Nome (breve) della struttura [ad esempio: Network, Convegni, ecc]

• Descrizione associata al FAX [ad esempio: "FAX Ufficio TLC e Network", "FAX Ufficio Convegni"]: la descrizione compare sulla copertina del FAX.

• Selezionare "Nuovo FAX" se si tratta di un nuovo FAX, oppure selezionare "Sostituzione FAX esistente" se si intende sostituire un FAX esistente per cui si vuole mantenere il numero, specificando il numero (interno a 4 cifre)

• Abilitazioni: selezionare le abilitazioni desiderate

• Lingua: selezionare la lingua preferita per le notifiche (italiano/inglese)

• Elenco delle persone autorizzate a spedire (indicando nome e cognome); naturalmente le persone autorizzate a spedire devono essere correttamente inserite nella anagrafiche d'Ateneo

• Indirizzo email a cui verranno recapitati i FAX in ingresso e le notifiche relative ai FAX inviati. L'indirizzo deve essere attivo e funzionante al momento della richiesta.

Il modulo compilato deve essere inviato alla struttura di primo livello di riferimento, che approva (o rifiuta) ed inoltra all'ufficio phone indicando il Centro Gestionale che si fara` carico dei costi. L'ufficio phone assegna un numero, nel caso di richiesta di nuovo FAX, ed attiva il servizio (i tempi di attivazione del servizio potrebbero essere di qualche giorno).

Nel caso di sostituzione di un FAX esistente il numero rimane il medesimo e l'ufficio phone comunicherà all'utente il momento in cui il nuovo FAX virtuale diventerà operativo ed il vecchio FAX fisico smetterà di funzionare.

Inviare un FAX

Per inviare un FAX accedere alla sezione myVoIP e selezionare la voce "FAX".

• Inserire il numero del destinatario (che deve essere coerente con le abilitazioni disponibili)

• Selezionare il documento PDF da inviare (verificando che il formato sia "A4")

• Selezionare se si intende inserire una copertina al FAX. La copertina può contenere i seguenti elementi:

  • riferimenti del mittente (nome struttura: indicato nel campo descrizione del modulo di richiesta; email: indicata nel capo email del modulo di richiesta)

  • Alla cortese Attenzione di: campo libero

  • Oggetto: campo libero

  • Testo: campo libero

  Nota: è possibile inviare solo la copertina senza allegare alcun documento PDF.

• Premere il tasto "Invia" per inviare il FAX

• Utilizzando il pulsante "Anteprima" è possibile visualizzare un'anteprima del FAX prima di inviarlo. Nota: il pulsante "Anteprima" può essere utilizzato solo se è stato inserito il numero di FAX destinatario

Ricevere un FAX

I FAX ricevuti verranno recapitati nella casella di posta associata all'indirizzo comunicato nel modulo di richiesta. La definizione della casella di posta (indirizzo email e diritti di accesso: chi può leggere i FAX) deve essere stata fatta prima della richiesta di FAX virtuale. È possibile utilizzare una casella di posta esistente (già associata alla struttura) oppure richiederne una ad hoc al presidio informatico di riferimento.

Per chiamare un interno Unitn da un client Skype seguire i seguenti passi:

• Aggiungere il contatto skype "unitn.it" [operazione necessaria solo la prima volta]
• Effettuare la chiamata: un risponditore automatico invita a digitare l'interno desiderato (quattro cifre)
• Attivare il tastierino numerico (dialpad) e comporre il numero dell'interno utilizzando il mouse.
   

Nota: in alcune versioni di Skype non è presente l'icona per attivare il tastierino numerico: in questo caso digitare "d".