FAQ

Google Drive

Da quando c'è Google Drive devo smettere di utilizzare i file server Windows e Linux che uso attualmente?

No: i file server usati attualmente non cambieranno perché sono spazi condivisi, conservati nel nostro datacenter e sottoposti alle nostre procedure di backup. Google Drive è invece uno spazio che potremo condividere con altri, anche esterni, ed è sui server di Google. Uno dei vantaggi è che i documenti salvati su Google Drive possono essere consultati da qualsiasi dispositivo - PC, smartphone, tablet - anche dall'esterno. 

Come posso impedire che i file condivisi pesino sugli account personali a spazio limitato?

Se una cartella in Drive è condivisa con utenti esterni all'Ateneo, i file condivisi da loro (che quindi ne sono i proprietari) occupando spazio sul loro account Gmail personale, che ha un limite di 15 Giga (a differenza del nostro, illimitato). La soluzione potrebbe essere quella di copiare i file nel nostro Drive (diventiamo quindi noi i proprietari e i file occupano il nostro spazio di memoria), impostare gli stessi permessi che aveva la cartella originale e quindi eliminare i file dallo spazio personale.

Come posso visualizzare le interazioni su una cartella di Drive?

Drive tiene traccia delle modifiche apportate a elementi creati o caricati in Drive, ad esempio:

  • Caricamento, spostamento e rimozione
  • Condivisione e annullamento della condivisione
  • Ridenominazione, modifica e commenti
  • Autore della modifica
  • Persone interessate dalla modifica

Per visualizzare l'attività per un determinato file o una cartella specifica, seleziona il file o la cartella e fai clic su .

Come posso condividere allegati di grandi dimensioni via email?

Per condividere allegati di grandi dimensioni via email è sufficiente caricare i files in questione su Google Drive. Successivamente, dalla propria casella di posta elettronica è possibile inviare, al posto dei consueti allegati, i files caricati su Google Drive selezionando l’icona di Drive nella email e scegliendo il file.

Come posso cercare un file?

E’ possibile trovare i file che ti servono cercandone i contenuti (quindi non solo nel titolo del documento ma anche nel contenuto, nelle immagini…). E’ sufficiente digitare il testo che desideri cercare nella casella di ricerca in alto per trovare le corrispondenze in documenti e immagini.

Seleziona la ricerca avanzata: nella casella di ricerca, fai clic sul triangolo grigio per visualizzare le opzioni di ricerca. Scegli un'opzione o una combinazione di opzioni per filtrare ulteriormente i risultati.

Opzioni di ordinamento: fai clic su  per ordinare i file in uno di questi modi:

  • Ultima modifica: visualizzi gli elementi modificati di recente da chiunque (non solo da te). Questo metodo può essere utile per tenere traccia degli elementi che i tuoi collaboratori hanno modificato di recente.
  • Ultima modifica eseguita da me: visualizzi i file o le cartelle che hai modificato.
  • Ultimi aperti da me: trovi i file che hai aperto di recente, indipendentemente dal fatto che siano stati modificati. Questo è un ottimo sistema per tornare agli elementi visualizzati di recente, se hai chiuso per errore una scheda del browser o se non hai aggiunto qualcosa ai segnalibri.
  • Nome: visualizzi i file in ordine alfabetico.

Come posso impostare una data di scadenza della condivisione?

Non è possibile impostare date di scadenza per persone con accesso in modifica; se ne imposti una per chi ha accesso in modifica, il suo livello di accesso verrà cambiato in "Può commentare". Se modifichi l'accesso di qualcuno in "Può modificare", la sua scadenza per l'accesso verrà rimossa.

  1. Seleziona il file o la cartella.
  2. Fai clic su Condividi  nella parte superiore.
  3. Fai clic su Avanzate nell'angolo in basso a destra della finestra "Condividi con altri utenti".
  4. In "Chi ha accesso" trova la persona o il gruppo di cui desideri limitare il tempo di accesso. Se non è nell'elenco, digita il suo indirizzo email nella casella "Invita persone" e fai clic su Invia.
  5. Fai clic sulla freccia verso il basso  accanto al nome della persona o del gruppo.
  6. Seleziona Imposta scadenza dall'elenco.
  7. Fai clic sul numero di giorni accanto a "Scadenza accesso" per modificare la data di scadenza. Essa deve essere compresa in un periodo di un anno a partire dalla data corrente.
  8. Fai clic su Salva modifiche.