Logo dirsisti
Logo Unitn
 
  • Italiano
Logo MyUnitn

VOIP - University phone service

 
Guida all'utilizzo del sistema telefonico di ateneo

This section lists the main services available and provides the instructions for use and activation.

In general, all UniTrento users' requests regarding our phone service must be addressed to the administration office of the department concerned. Any failure and/or malfunction, however, must be reported through Servicedesk di Ateneo, by selecting the Phone Support service at the opening.

 

Telephone authorisation services

All users decide for themselves whether to revoke or to re-activate the authorisations they have been given by clicking "Gestione abilitazioni attuali".

To require the given authorisations to be modified, it is necessary to submit the request using the online form on the myVoip website by clicking "Richiesta nuove abilitazioni".

Private phone calls authorisation

Users could ask for authorisation to make private phone calls: once they are given the authorisation, users must first dial 4 before dialling the phone number they want to call.

All calls made will be charged as follows:

  • per il personale dipendente ( collaboratori esclusi ) il recupero avverrà annualmente mediante addebito automatico sullo stipendio, previo invio di comunicazione da parte del Servizio Phone (phone [at] unitn.it).
  • il personale non dipendente potrà scegliere due diverse tipologie di pagamento:
    1. in contanti presso la Divisione Bilancio - ufficio cassa - Mulino Vittoria via verdi 6, oppure
    2. tramite Bonifico Bancario a Unicredit Banca S.p.A. - Sede di Trento - Via Galileo Galilei, 1 - IBAN: IT37 L020 0801 8200 0010 0807 242 indicando nella causale "Spese telefoniche private riferite al numero NNNN per il periodo gg/mm/aaaa - gg/mm/aaaa".

Gruppi di risposta

La richiesta di un nuovo gruppo di risposta (oppure della modifica dei membri di un gruppo esistente) va fatta dal responsabile dell'ufficio alla segreteria della struttura di riferimento.

Monitoraggio linea

Funzionalità che permette di visualizzare sul proprio telefono fisso lo stato della linea di un'altra utenza (per esempio: dal proprio telefono si può vedere se la linea del responsabile è occupata oppure se ci sono chiamate in ingresso a cui, eventualmente è possibile rispondere). L'attivazione del monitoraggio di linea va richiesta alla segreteria della struttura di riferimento, specificando quale telefono deve monitorare quale utenza.

Audio conferenza 

I telefoni voip in dotazione permettono la creazione di chiamate in  audio conferenza con un massimo di 4 partecipanti.

 Durante una chiamata:

1. selezionare il tasto Conf.za (la chiamata viene messa in attesa);

2. chiamare il secondo partecipante (Aggiungi partecipante, la comunicazione è solo con il secondo partecipante)

3. premere nuovamente il tasto  Conf.za  (tutti i partecipanti sono ora in conversazione simultanea; compare il messaggio Attivo:Conferenza ed un'icona a fianco del tasto linea)

è possibile, ripetendo la procedura, invitare anche un quarto partecipante

MeetMe ! NEW !

Per effettuare conferenze telefoniche con un maggior numero di partecipanti è disponibile il servizio "meetme", che permette la connessione simultanea in un unica conversazione (stanza virtuale) di un massimo di 30 chiamate.

Deviazioni

La propria linea può essere deviata verso un altro numero telefonico in tre distinte modalità:

  1. deviazione incondizionata: attivabile direttamente dal telefono (vedi il manuale utente del telefono nella sezione ALLEGATI ) oppure via web dal sito myVoip (TAB "Deviazioni")
  2. deviazione su occupato: attivabile via web dal sito myVoip (TAB "Deviazioni")
  3. deviazione su non risposta (dopo un numero di secondi configurabile dall'utente): attivabile via web dal sito myVoip (TAB "Deviazioni")

Richiamata su occupato ! NEW !

Il servizio permette di effettuare la prenotazione della chiamata verso un numero dell’ateneo occupato: un messaggio vocale propone di prenotare la richiamata: basta digitare il tasto "5" per confermare.

Quando il numero prenotato si libera, il chiamante sarà avvisato con una serie di squilli speciali sul suo telefono e sul display verrà visualizzato il seguente messaggio:

 

“LIBERO lineachiamata@unitn.it click2dial”

 

alzando il ricevitore la chiamata partirà automaticamente.

 

Configurare un telefono software

In aggiunta o in alternativa al telefono fisso, è possibile utilizzare telefoni software (soft-phone) SIP a cui è possibile associare la propria utenza telefonica.

Se un utente con telefono fisso utilizza anche un soft-phone, le chiamate entranti saranno direzionate su entrambi, la comunicazione sarà instaurata sul dispositivo dal quale si risponde.

Per la configurazione del soft-phone è necessario innanzitutto modificare il codice di registrazione predefinito dalla pagina al sito myVoip. Se l’utente ha anche un telefono fisso, quando viene cambiato il codice di registrazione, il telefono fisso viene riavviato automaticamente per consentire la registrazione con il nuovo codice.

Nella sezione ALLEGATI (in calce) sono disponibili le istruzioni per l'installazione e la configurazione del telefono software X-Lite per il quale i presidi informatici offrono supporto. Per gli altri client SIP standard sono disponibili tra gli ALLEGATI i parametri di configurazione. Per motivi legati alla localizzazione del numero, non sono consentite chiamate di emergenza da telefoni software.

Nuovo telefono

La richiesta va fatta alla segreteria della struttura di riferimento (per ora di persona o via mail), che la inoltra a Phone dopo l'approvazione del responsabile del Centro Gestionale. Nella richiesta devono essere indicate la sede e la stanza dove il telefono dovrà essere consegnato.

Modifica impostazioni lingua telefono

Per modificare la lingua del telefono fisso è necessario accedere alla sezione terminalil del sito myVoip.

Nuovo numero telefonico

È possibile richiedere numeri telefonici aggiuntivi. La richiesta va fatta alla segreteria della struttura di riferimento (per ora di persona o via mail), che la inoltra al servizio phone dopo l'approvazione del responsabile del Centro Gestionale. Phone provvede ad assegnare il nuovo numero e lo comunica alla segreteria che a sua volta informerà l'utente.

Trasloco

La richiesta di trasloco del telefono va fatta alla segreteria della struttura di riferimento.

Segreteria telefonica

I messaggi di segreteria telefonica possono essere ascoltati dal proprio telefono (nel qual caso verrà richiesto di inserire il PIN personale) oppure possono essere consegnati, come allegato, via posta elettronica.

Dal telefono fisso (modelli IP 450, IP 550, IP 650) premere il tasto ; dal telefono software (o dai telefoni che non hanno il tasto messages) comporre il '10'.

impostare / cambiare il PIN per l'accesso alla segreteria telefonica

Per impostare o modificare il PIN accedere al sito myVoip. Nella sezione "Servizi" utilizzare il pulsante "Cambia PIN"

Attivazione / modifica impostazioni segreteria telefonica

Per attivare la segreteria telefonica e per impostare le opzioni di utilizzo accedere al sito myVoip. È obbligatorio impostare il PIN (vedi impostare / cambiare il PIN per l'accesso alla segreteria telefonica)

prima di attivare la prima volta il servizio di segreteria telefonica

FAX Virtuale

Il servizio di FAX virtuale potrà essere richiesto dalle strutture e dagli uffici (NON è previsto per utilizzo personale)

Il servizio prevede la possibilità di inviare FAX via web (dalle pagine MyVoIP) e di ricevere i FAX direttamente nella casella di posta elettronica associata alla struttura/ufficio. E’ possibile inviare qualsiasi documento PDF in formato A4.

Per richiedere il servizio il responsabile della struttura dovrà compilare il modulo relativo (disponibile anche nella sezione ALLEGATI) ed inviarlo per l'approvazione alla struttura di primo livello.

Compilazione del modulo di richiesta del FAX virtuale

 I dati richiesti sono:

  • Nome (breve) della struttura [ad esempio: Network, Convegni, ecc]

  • Descrizione associata al FAX [ad esempio: "FAX Ufficio TLC e Network", "FAX Ufficio Convegni"]: la descrizione compare sulla copertina del FAX.

  • Selezionare "Nuovo FAX" se si tratta di un nuovo FAX, oppure selezionare "Sostituzione FAX esistente" se si intende sostituire un FAX esistente per cui si vuole mantenere il numero, sepcificando il numero (interno a 4 cifre)

  • Abilitazioni: selezionare le abilitazioni desiderate

  • Lingua: selezionare la lingua preferita per le notifiche (italiano/inglese)

  • Elenco delle persone autorizzate a spedire (indicando nome e cognome); naturalmente le persone autorizzate a spedire devono essere correttamente inserite nella anagrafiche d'Ateneo

  • Indirizzo email a cui verranno recapitati i FAX in ingresso e le notifiche relative ai FAX inviati. L'indirizzo deve essere attivo e funzionante al momento della richiesta.

Il modulo compilato deve essere inviato alla struttura di primo livello di riferimento, che approva (o rifiuta) ed inoltra all'ufficio phone indicando il Centro Gestionale che si fara` carico dei costi. L'ufficio phone assegna un numero, nel caso di richiesta di nuovo FAX, ed attiva il servizio (i tempi di attivazione del servizio potrebbero essere di qualche giorno).

Nel caso di sostituzione di un FAX esistente il numero rimane il medesimo e l'ufficio phone comunicherà all'utente il momento in cui il nuovo FAX virtuale diventerà operativo ed il vecchio FAX fisico smetterà di funzionare.

inviare un FAX

Per inviare un FAX accedere alla sezione myVoIP e selezionare la voce "FAX".

  • Inserire il numero del destinatario (che deve essere coerente con le abilitazioni disponibili)

  • Selezionare il documento PDF da inviare (verificando che il formato sia "A4")

  • Selezionare se si intende inserire una copertina al FAX. La copertina può contenere i seguenti elementi:

    • riferimenti del mittente (nome struttura: indicato nel campo descrizione del modulo di richiesta; email: indicata nel capo email del modulo di richiesta)

    • Alla cortese Attenzione di: campo libero

    • Oggetto: campo libero

    • Testo: campo libero

    Nota: è possibile inviare solo la copertina senza allegare alcun documento PDF.

  • Premere il tasto "Invia" per inviare il FAX

  • Utilizzando il pulsante "Anteprima" è possibile visualizzare un'anteprima del FAX prima di inviarlo. Nota: il pulsante "Anteprima" può essere utilizzato solo se è stato inserito il numero di FAX destinatario

ricevere un FAX

I FAX ricevuti verranno recapitati nella casella di posta associata all'indirizzo comunicato nel modulo di richiesta. La definizione della casella di posta (indirizzo email e diritti di accesso: chi può leggere i FAX) deve essere stata fatta prima della richiesta di FAX virtuale. È possibile utilizzare una casella di posta esistente (già associata alla struttura) oppure richiederne una ad hoc al presidio informatico di riferimento.