Si tratta di uno strumento che permette di gestire le trasferte dei dipendenti e dei collaboratori Unitn, partendo dalla fase di autorizzazione per arrivare a quella di rimborso delle spese sostenute.

Obiettivo dell’applicazione è sostituire la tradizionale gestione cartacea con uno strumento informatico, ridurre i tempi di rimborso delle spese di trasferta, rendere più trasparente il processo (sia rispetto alla possibilità di visualizzare in tempo reale lo stato della richiesta sia rispetto all’operato dell’amministrazione: l’applicazione rende disponibili e commentate tutte le operazioni effettuate), ottimizzare l’uso delle risorse tramite l’accesso a funzioni self-service e creare un repository informativo dettagliato.

L’accesso al servizio avviene dal portale Unitn con autenticazione e profilatura di accesso (tramite ADA) ed è disponibile anche in lingua inglese.

Il sistema è composto da una parte web per la raccolta delle richieste (di autorizzazione alla trasferta e di rimborso delle spese sostenute) strettamente integrata con il sistema di contabilità SAP. L’applicazione gestisce i workflow di approvazione e prevede la partecipazione dei diversi soggetti interessati: richiedente, personale tecnico amministrativo di riferimento, responsabili di progetto e di centro gestionale (per la fase autorizzativa). Al termine del flusso di lavoro le registrazioni vengono effettuate direttamente nel sistema contabile per la successiva liquidazione.