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Gestione trasferte e sistema contabile

A partire dall’anno 2000 UniTrento ha elaborato una strategia dei processi gestionali basata su strumenti di tipo ERP (Enterprise resource planning) ed ulteriori evoluzioni web con l’obiettivo di razionalizzare i sistemi informativi dell’area contabile. Il presidio dell’ambito ERP, trasversale all’area contabile e informatica, viene garantito attraverso un gruppo di sviluppo e di supporto in stretto collegamento fra i Sistemi Informativi di Ateneo, la Direzione Pianificazione Amministrazione e Finanza e la Direzione Risorse Umane. Gli ambiti presidiati riguardano nello specifico acquisti, contabilità, pianificazione e controllo, vendite e gestione risorse umane.

Supportare il processo di gestione delle autorizzazioni e delle richieste di liquidazione dei rimborsi delle trasferte (missioni).

Data rilascio

01 ottobre 2011

Descrizione

Si tratta di uno strumento che permette di gestire le trasferte dei dipendenti e dei collaboratori Unitn, partendo dalla fase di autorizzazione per arrivare a quella di rimborso delle spese sostenute.

Obiettivo dell’applicazione è sostituire la tradizionale gestione cartacea con uno strumento informatico, ridurre i tempi di rimborso delle spese di trasferta, rendere più trasparente il processo (sia rispetto alla possibilità di visualizzare in tempo reale lo stato della richiesta sia rispetto all’operato dell’amministrazione: l’applicazione rende disponibili e commentate tutte le operazioni effettuate), ottimizzare l’uso delle risorse tramite l’accesso a funzioni self-service e creare un repository informativo dettagliato.

L’accesso al servizio avviene dal portale Unitn con autenticazione e profilatura di accesso (tramite ADA) ed è disponibile anche in lingua inglese.

Il sistema è composto da una parte web per la raccolta delle richieste (di autorizzazione alla trasferta e di rimborso delle spese sostenute) strettamente integrata con il sistema di contabilità SAP. L’applicazione gestisce i workflow di approvazione e prevede la partecipazione dei diversi soggetti interessati: richiedente, personale tecnico amministrativo di riferimento, responsabili di progetto e di centro gestionale (per la fase autorizzativa). Al termine del flusso di lavoro le registrazioni vengono effettuate direttamente nel sistema contabile per la successiva liquidazione.

Disponibilità

24x7 ( lato backoffice è parzialmente non disponibile per backup SAP dalle 22.30 - 24.30 tutti i martedì e venerdì + ogni 1 giorno del mese)

Opzioni

Il servizio è disponibile anche tramite il widget ‘Gestione trasferte’ presente in MyUnitn

Dettaglio profilatura

Autorizzazioni differenziate sulla base di profili dedicati (es. richiedente, autorizzatore, backofficer in base alle diverse unità organizzative, …)

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