Dal 1962 a oggi sono più di 50.000 gli alumni (studenti e dottorandi che hanno acquisito il titolo di studio) in UniTrento. Per tutti loro e per i futuri laureati l’Ateneo garantisce servizi dedicati, curati da apposite strutture della Direzione Didattica e Servizi agli Studenti. Il portale «UniTrento alumni» in particolare nasce come vetrina virtuale per promuovere i curricula degli alumni iscritti (offrendo partnership aziendali, promuovendo corsi formativi e pubblicizzando annunci di lavoro); gli iscritti a loro volta possono beneficiare di particolari servizi, come l’accesso ad alcune risorse elettroniche della Biblioteca, la ricezione di una newsletter informativa e l’assegnazione di una casella di posta elettronica nominale a capienza illimitata.

Per supportare i progetti Uni.Sport (la rete universitaria di servizi e strutture sportive di Trento e Provincia dedicata agli studenti universitari e ai dipendenti dell’Università e dei centri di ricerca del territorio) e TOPSport, l’Università mette a disposizione pagine web a cura delle associazioni partner, e sistemi informativi per consentire ad esempio il tesseramento dei soci.

A partire dall’anno 2000 UniTrento ha elaborato una strategia dei processi gestionali basata su strumenti di tipo ERP (Enterprise resource planning) ed ulteriori evoluzioni web con l’obiettivo di razionalizzare i sistemi informativi dell’area contabile. Il presidio dell’ambito ERP, trasversale all’area contabile e informatica, viene garantito attraverso un gruppo di sviluppo e di supporto in stretto collegamento fra i Sistemi Informativi di Ateneo, la Direzione Pianificazione Amministrazione e Finanza e la Direzione Risorse Umane. Gli ambiti presidiati riguardano nello specifico acquisti, contabilità, pianificazione e controllo, vendite e gestione risorse umane.

Nell’ottica dell’approccio “digital first” reclamato dal Codice dell’Amministrazione Digitale, anche UniTrento si sta attrezzando per gestire e archiviare i documenti elettronici prodotti al suo interno. Si tratta da una parte di mettere a disposizione in modo ordinato e personalizzato serbatoi documentali profilati per singoli utenti o per gruppi omogenei di utenti, accessibili previa autenticazione; dall’altra è necessario rispondere alle esigenze di protocollo, firma e conservazione documentale previste per legge.

Nel rispetto della recente normativa sulla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, a partire dal 2011 UniTrento si è dotata di strumenti web che consentono all’utente di interagire con l’Ateneo da remoto in modalità online per avviare procedure d’iscrizione, immatricolazione o candidatura. Gli applicativi, implementati inhouse e integrati in vario modo con le piattaforme ERP istituzionali, supportano la registrazione di un account, la compilazione in più step di modulistica in formato elettronico, l’upload di eventuale documentazione e la generazione di notifiche via email all’utente stesso e agli uffici che gestiscono la pratica.

Le portinerie sono il primo contatto per gli utenti delle sedi: raccolgono segnalazioni circa le funzionalità di base dei servizi della struttura e orientano l’utenza al loro utilizzo (dislocazione, anagrafica utenti, aggiornamento display, gestione domotica di base).

Le tesi di laurea, patrimonio intellettuale e scientifico pubblico, sono una parte importante del complesso di documenti che l’archivio universitario è chiamato a gestire: a fianco delle piattaforme legacy, UniTrento si è dotata nel corso degli anni di strumenti e repository implementati inhouse per conservare, tutelare e valorizzare al meglio le tesi di laurea e di dottorato. I servizi ICT di questo ambito sono gestiti in modo integrato dalle strutture dell’Ateneo che su fronti diversi si occupano di Didattica e Servizi agli Studenti, di strutture archivistico-bibliotecarie e di servizi per la ricerca.

La sinergia tra Sistemi informativi e Sistema Bibliotecario di Ateneo ha prodotto un esteso paniere di servizi online per le Biblioteche, nell’ottica di digitalizzare processi un tempo tipicamente svolti su carta o con un’interazione di persona tra l’utente e la Biblioteca stessa: richiedere la consultazione di un testo, accedere - anche da remoto - a banche dati elettroniche, avviare una domanda di prestito interbibliotecario nazionale ed internazionale, richiedere una consulenza bibliografica e molti altri.

I servizi ICT specificamente dedicati al mondo dell’Accademia (docenti, ricercatori, dottorandi, e a chiunque svolga attività di didattica e ricerca) sono strumenti online previsti per agevolare gli utenti nella gestione delle proprie attività accademiche. Si tratta di prodotti sviluppati da terze parti (in particolare dal consorzio CINECA al quale UniTrento afferisce) ai quali si affiancano applicativi implementati in house per coprire esigenze più specifiche del nostro Ateneo. Sono intrinsecamente legati ai sistemi informativi previsti per la popolazione studentesca (per coprire i due aspetti complementari delle attività didattiche: la didattica da parte dei docenti e l’avanzamento di carriera da parte degli studenti. Si pensi alla gestione degli esami) e ai sistemi informativi previsti per il personale strutturato dell’Ateneo (Finanza, risorse umane e assunzioni per quanto riguarda gli aspetti amministrativi).

Tra i servizi IT a supporto degli studenti si possono identificare quelli che riguardano le procedure di selezione e immatricolazione, l’orientamento, i servizi per il diritto allo studio (student card per la mensa, accesso alle graduatorie per borse di studio e posto alloggio, in collaborazione con l’ente Opera Universitaria) e più in generale i sistemi online che accompagnano la carriera dello studente dall’ingresso alla laurea. Molti di essi (iscrizione agli appelli, accettazione del voto d’esame, pagamento delle tasse, consultazione del piano di studi e del libretto universitario) ricadono nel sistema di segreteria studenti elettronica chiamato ESSE3, sviluppato da CINECA; gli altri possono essere implementati internamente dalla Direzione Informatica oppure da aziende esterne. La struttura di riferimento è in ogni caso la Direzione Didattica e Servizi agli Studenti.