Gestione e archiviazione documenti elettronici

Nell’ottica dell’approccio “digital first” reclamato dal Codice dell’Amministrazione Digitale, anche UniTrento si sta attrezzando per gestire e archiviare i documenti elettronici prodotti al suo interno. Si tratta da una parte di mettere a disposizione in modo ordinato e personalizzato serbatoi documentali profilati per singoli utenti o per gruppi omogenei di utenti, accessibili previa autenticazione; dall’altra è necessario rispondere alle esigenze di protocollo, firma e conservazione documentale previste per legge.


Consegna di documenti personali
Strumento per la distribuzione online di documenti riservati a determinati gruppi di utenti di UniTrento, suddivisi per ambito.

Aree Riservate
Gestione e visualizzazione online dei documenti riservati a categorie/ruoli di utenti UniTrento.

PITre
Sistema informatico per la gestione del registro di protocollo, dei repertori dei provvedimenti, dei flussi documentali interni all’amministrazione e dell’archiviazione della documentazione amministrativa che entra a far parte del patrimonio documentario di Ateneo.

Firma digitale remota - rilascio
La firma digitale remota permette la firma di documenti elettronici (file PDF o altri formati) utilizzando un certificato digitale rilasciato da un’autorità di certificazione. I certificati sono rilasciati al personale docente e ricercatore strutturato, al personale tecnico amministrativo, ai collaboratori ed esperti linguistici e al docente a contratto titolare di corso ufficiale. La firma digitale è utilizzabile per la sottoscrizione di documenti informatici nell’ambito di tutte le attività istituzionali e nel rispetto dei poteri di firma derivanti dalla legge o dai regolamenti interni di Ateneo; per tale ragione il certificato di firma riporta l’appartenenza del Titolare all’Università di Trento e, in particolari circostanze, può essere revocato.

Firma digitale remota - Servizio di firma Usign
L’Università di Trento utilizza la soluzione U-Sign di Cineca quale servizio di firma che consente a tutti i titolari di certificato di firma remota rilasciato dall’Ateneo di sottoscrivere i documenti elettronici riguardanti la propria attività istituzionale. In questa sezione del catalogo si fornisce il link per l’accesso al servizio U-Sign, al quale si accede attraverso le credenziali di Ateneo. Il servizio di firma è anche integrato in differenti applicazioni in uso presso l’Ateneo.