Logo dirsisti
Logo Unitn
 

FAQ Email e Google Apps docenti e pta

 

Servizio di posta

Come avviene l’accesso alla posta e alle Google Apps?
Username e password per accedere alla mail e alle Google Apps sono le consuete credenziali di Ateneo: lo username è tipicamente nella forma nome.cognome [at] unitn.it (o varianti) ed è quello che si usa, abbinato alla rispettiva password, per fare il login ai servizi di Ateneo.
Per accedere in maniera semplice ai servizi Google puoi usare il widget “Google Apps” del portale myUnitn; in questo modo sarai già autenticato e non dovrai inserire nuovamente la password.
Puoi eseguire l’accesso diretto anche attraverso il link http://mail.g.unitn.it/ o navigando su Google: in tal caso presta attenzione a quanto richiesto dall’applicazione: spesso per l’accesso in Google è previsto un indirizzo di posta elettronica, quindi devi usare il tuo indirizzo “Email principale” (non si può accedere con un alias), che può essere diverso dal tuo username.
 
Sono un dipendente dell’Ateneo, ma sono (o sono stato) anche iscritto come studente. Qual è il mio indirizzo di posta elettronica?
La casella di posta rilasciata da Google è una sola, nel senso che uno solo è il contenitore in cui confluiscono tutti i messaggi che ti vengono inviati (e che tu invii). Alla stessa casella di posta possono tuttavia essere abbinati più indirizzi: ne avrai uno di default (“email principale”) e potrai averne altri secondari e/o alias. Quello che cambia solitamente è ciò che sta a destra della chiocciola (@). Se hai più ruoli in Ateneo (ad esempio come PTA e studente) potresti quindi avere:
  • un indirizzo email principale nella forma nome.cognome [at] unitn.it
  • un alias nella forma cognome [at] unitn.it
  • un indirizzo secondario (come studente) nella forma nome.cognome [at] studenti.unitn.it

Se invece ti sei a suo tempo laureato o addottorato in UniTrento, oltre al tuo indirizzo email principale come dipendente ne avrai uno secondario come alumnus:

  • email principale: nome.cognome [at] unitn.it
  • email secondaria: nome.cognome [at] alumni.unitn.it

Se per un periodo sei stato iscritto in UniTrento, ma poi ti sei trasferito o comunque hai abbandonato gli studi, la tua situazione sarà simile a questa:

  • email principale: nome.cognome [at] unitn.it
  • email secondaria: nome.cognome [at] ex-studenti.unitn.it

Ricorda che tutte le email inviate ai tuoi indirizzi principali e secondari ti verranno recapitate nella stessa casella di posta. Quando viceversa sarai tu a inviare una comunicazione potrai scegliere quale indirizzo di spedizione usare per quel messaggio (e potrai utilizzare nome.cognome [at] unitn.it per i messaggi di lavoro, nome.cognome [at] studenti.unitn.it quando scriverai in qualità di studente a un docente o al Supporto Studenti). Se non fai nulla verrà usato di default l’indirizzo principale.

Vedi la FAQ “Quali sono i miei indirizzi email Google rilasciati da UniTrento?” per saperne di più.

Voglio presentarmi verso l’esterno dell’Ateneo con un indirizzo diverso da quello di default (per esempio @dipartimento.unitn.it). Come posso fare?

Se vuoi cambiare l’indirizzo di uscita dalla tua casella leggi qui: https://support.Google.com/mail/answer/22370?hl=it . Impostando i tuoi alias come mittenti puoi scegliere di volta in volta quale usare.

Quali sono i miei indirizzi email Google rilasciati da UniTrento?

Puoi usare due metodi per avere questa informazione:

  • Metodo A: rintraccia il widget “Google Apps” del portale myUnitn (disponibile nel Widget Center) e clicca sul link “I miei indirizzi email”: in questo modo sarai un utente già riconosciuto e non dovrai rieffettuare l'accesso.
  • Metodo B: accedi con le tue credenziali di Ateneo al link http://mail.g.unitn.it/; una volta effettuato il login accedi al link https://security.google.com/settings/email, assicurandoti che vengano visualizzate le informazioni del tuo account “unitn.it”.

Trovi il tuo indirizzo email principale con la dicitura “Email principale”; gli altri sono ulteriori indirizzi di posta ("alias") attribuiti alla tua casella. Se gli indirizzi email presenti non terminano con .unitn.it probabilmente stai visualizzando le informazioni del tuo account Google personale.

La password per utilizzare i servizi sarà la stessa che uso per i servizi dell’Ateneo?

Sì, utilizzerai la tua password di Ateneo perché tutti i servizi Google Apps for Education si appoggiano sui nostri sistemi di autenticazione.

Come si fa il cambio password?

Per cambiare la password va usata la consueta procedura (consulta le informazioni alla pagina http://icts.unitn.it/password).

Posso delegare la mia mailbox o il mio calendario?
Qual è lo spazio disponibile nella mia casella di posta? E per i miei documenti in cloud?

Lo spazio di archiviazione è illimitato, sia per le email che per i documenti. 

Cosa succede quando sono offline, o in aereo, o in posti dove non c’è connettività?

Usando il browser Chrome è possibile attivare la modalità offline per accedere a posta, contatti, calendari e ai documenti salvati su Google Drive. Eventuali modifiche effettuate offline saranno sincronizzate nel momento in cui il dispositivo tornerà online. Nel caso della posta elettronica la modalità offline archivia localmente solo gli ultimi 30 giorni. https://support.google.com/mail/answer/1306847?hl=it

Posso fare il forward della mia casella di Ateneo (istituzionale; es. mario.rossi [at] unitn.it) verso la mia casella personale (privata; es. mariolino789 [at] yahoo.it) o viceversa?

Programmi per la posta elettronica e browser (es. Chrome)

Potrò continuare a usare lo stesso programma che uso adesso per la posta elettronica?

Certo, Google è perfettamente compatibile con i protocolli standard POP e IMAP
https://support.Google.com/mail/troubleshooter/1668960?hl=it&ref_top

In alcuni casi può risultare più comodo usare l’accesso via web con un browser quale il client Chrome, in particolare su PC, telefoni e tablet. Per Android, iOS e Windows Phone ci sono app che permettono di accedere a Google in modo nativo.

Qui trovi la documentazione in merito all’utilizzo di client email con IMAP e POP: https://support.Google.com/mail/topic/3398031?hl=it&ref_topic=339446

Esiste un plug-in per l’utilizzo delle caselle in Outlook: https://support.Google.com/a/users/answer/153871?hl=it .

Alla pagina https://support.Google.com/a/users/topic/29319?hl=it&ref_topic=23552 sono elencate le incompatibilità tra Outlook e i server di Google.

Rispetto al calendario di Google invece altre indicazioni su cosa è o non è supportato sono rintracciabili alla pagina https://support.Google.com/a/users/answer/156466?hl=it&ref_topic=28400 

Come si gestiscono più profili nel client Chrome?

Se hai più di un account sulla piattaforma Google ti consigliamo di gestire più profili utente nel tuo client Chrome. Ecco come fare: https://support.Google.com/Chrome/answer/2364824?hl=it 

Ho deciso di non usare il client Chrome perché voglio usare un client IMAP e SMTP: quali sono i parametri di configurazione?

La documentazione in merito all’utilizzo deli client email con IMAP si trova alla pagina https://support.Google.com/mail/topic/3398031?hl=it&ref_topic=339446

Parametri di configurazione:
Server posta in arrivo (IMAP):

  • imap.gmail.com - Porta: 993
  • Richiede SSL: sì
  • Server posta in uscita (SMTP), è richiesto TLS
  • smtp.gmail.com
  • Richiede SSL: sì
  • Porta: 587
  • Richiede l'autenticazione: sì

Per l'accesso:

  • Nome completo o nome visualizzato: [il tuo nome]
  • Nome account o Nome utente: il tuo indirizzo Gmail completo (nomeutente [at] unitn.it)
  • Indirizzo email: il tuo indirizzo Gmail completo (nomeutente [at] unitn.it)
  • Password: la tua password di Ateneo 
Come si attivano/disattivano le visualizzazioni “per conversazione” dal client Chrome?

Informazioni logistiche e tecniche

Ho trovato uno strano indirizzo email tra i miei indirizzi di posta UniTrento (qualcosa del tipo ACC0000000 [at] 35uhyfsa.temporary.unitn.it). Cos’è?

È un indirizzo mail di servizio assegnato dall’Ateneo, è univoco per ogni utente ed è usato solamente per aspetti tecnici legati all’account personale nel corso della migrazione: non va mai usato perché potrà essere rimosso senza preavviso. 

Dove risiede fisicamente la posta dell’Ateneo? I server Google sono nel nostro datacenter?

I server UniTrento sono localizzati nei datacenter di Trento e Povo 2; i server Google invece sono localizzati nei datacenter di Google distribuiti a livello mondiale per motivi di affidabilità (i tre Europei sono in Finlandia, Belgio ed Irlanda). Ogni dato è presente contemporaneamente in almeno 3 datacenter in modo da offrire una disponibilità del 99.98%. I servizi di posta, compresi quelli aggiuntivi, continuano a funzionare da qualsiasi parte del mondo. 

I server di posta sono comunque gestiti internamente in Ateneo?

Certamente, per tutto quello che riguarda la parte gestionale/applicativa dei servizi e dei nostri utenti. Non ci occupiamo più dell'hardware o del loro sistema operativo. 

E continuate a supportare gli utenti nell'uso di questi servizi?

Sì, abbiamo solo esternalizzato una parte dell'infrastruttura tecnologica.  

Chi effettua i backup della posta elettronica e degli altri servizi Google?

I backup sono effettuati da Google:

  • per tutte le mail, documenti, ecc. vengono costantemente salvati i backup;
  • in nessun caso messaggi e documenti saranno cancellati, a meno che non vengano spostati nel cestino;
  • un messaggio o un documento spostato nel cestino rimane comunque disponibile per i successivi 30 giorni;
  • un messaggio o un documento elimina in modo permanente con la rimozione dal cestino non è più recuperabile.

Per approfondire la documentazione in merito: https://support.Google.com/a/answer/112445?hl=it&ref_topic=1355151

NOTA: i documenti salvati in Google Drive, anche se sovrascritti, possono essere recuperati per 30 giorni, in tutte le versioni intermedie. Sui documenti creati con la suite di prodotti Google è possibile usare il comando “annulla” senza limiti temporali. 

Quali sono i limiti di invio della mia casella di posta?
Quali sono i limiti in ricezione della mia casella di posta?
Quali sono i limiti sugli allegati?
Accesso ai dati da parte dell'amministratore dei servizi

Si vedano le policy di accesso ai servizi Google stilate dall’Ateneo, oltre ai termini di servizio per la parte Google: https://support.Google.com/accounts/answer/181692?hl=it&ref_topic=28

Google for Education e app disponibili

Quali sono le app dei servizi Google for Education?

Ecco l’elenco completo: https://www.google.com/edu/products/productivity-tools/

In questa prima fase la migrazione a Google si concentra sugli aspetti legati a posta elettronica (“Gmail”), calendari (“Calendar”) e rubrica (“Contatti”): l’utilizzo delle altre app disponibili è a discrezione del singolo utente o della rispettiva struttura, che può scegliere se iniziare già a sperimentare delle nuove modalità operative sfruttando gli strumenti di collaborazione tipici del cloud. In un prossimo futuro verrà progressivamente fornito a livello di Ateneo un supporto completo in termini di assistenza agli utenti per tutte le app rese disponibili ne nuovo ambiente, in modo analogo a quanto avviene oggi e continuerà ad essere garantito anche in futuro per gli altri strumenti e servizi IT già disponibili in Ateneo. 

Da quando c'è Google Drive devo smettere di utilizzare i file server Windows e Linux che uso attualmente?

No: i file server usati attualmente non cambieranno perché sono spazi condivisi, conservati nel nostro datacenter e sottoposti alle nostre procedure di backup. Google Drive è invece uno spazio che potremo condividere con altri, anche esterni, ed è sui server di Google. Uno dei vantaggi è che i documenti salvati su Google Drive possono essere consultati da qualsiasi dispositivo - PC, smartphone, tablet - anche dall'esterno. 

Cos’è Google Classroom?

Google Classroom offre un set di strumenti informatici di supporto alla didattica, che i docenti possono utilizzare per fornire materiali, assegnare indicazioni di studio (“compiti”) e dare feedback agli studenti. Con il nuovo Drive for Education i progetti creati e gestiti attraverso Classroom saranno organizzati automaticamente in cartelle di Google Drive. 

Dashboard sullo stato dei servizi Google Apps

Apps Status Dashboard è il cruscotto che presenta le informazioni sull'esecuzione dei servizi Google Apps: http://www.Google.com/appsstatus#hl=it&v=status 

Le mailing list d’Ateneo (es. Sympa) saranno ancora disponibili?

Sì, il servizio di mailing list rimarrà attivo e a disposizione dei nostri utenti. 

Quali sono le possibilità native di collaboration disponibili su Google?

Qualche esempio: con la suite Google for Education sarà possibile effettuare videoconferenze con altre persone, creare e condividere dei materiali (“Documenti”, “Fogli” e “Presentazioni”, gli analoghi rispettivamente di Word, Excel e PowerPoint del pacchetto Microsoft Office) e modificarli in modo collaborativo. Tutto utilizzando un semplice browser sul proprio dispositivo, senza che sia necessario installare software ulteriore. 

La collaborazione con strumenti nativi di Google è possibile solo tra utenti interni all’Ateneo?

No: è possibile coinvolgere utenti esterni. E' sufficiente che tutte le persone coinvolte abbiano un account Google, anche di tipo gratuito (“consumer”). 

Vedo che nei servizi è compresa una suite di programmi simili a MS-Office.Questo vuol dire che non verrà più installato MS-Office sui PC Windows?

 No, MS-Office continuerà a essere offerto ed installato sui PC del personale strutturato dell’Ateneo. La suite Office di Google è meno sofisticata di quella di Microsoft. In compenso offre altri vantaggi: più utenti - ad esempio - potranno lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, da qualsiasi dispositivo, senza bisogno di installare software. I nuovi programmi di office automation di Google non sostituiranno dunque i programmi Microsoft (molto diffusi e utilizzati in Ateneo). 

Supporto

Dove trovo la documentazione per l'utilizzo dei nuovi sistemi?

Le innovazioni in Google sono molto frequenti e un’accurata documentazione interna preparata oggi potrebbe presto diventare obsoleta. Abbiamo perciò scelto di adottare in gran parte direttamente la documentazione ufficiale multilingue di Google disponibile in rete (così come i corsi ufficiali: http://learn-it.Googleapps.com). 

A chi posso rivolgermi per chiedere aiuto sull’utilizzo delle Google Apps?

Il personale degli uffici Servizi Utente (http://icts.unitn.it/node/283) può essere contattato attraverso i consueti canali, ad esempio aprendo un ticket su http://servicedesk.unitn.it 

Dove posso trovare documentazione (multilingua) sulle Google Apps?

 

Parole chiave: 
Get Service 

Accedi a Gmail @unitn attraverso MyUnitn

https://webapps.unitn.it/myUnitn

 

Serve aiuto?

Contatta lo staff IT di Polo